Portanto, você recebeu a tarefa de elaborar um pedido de proposta (RFP) para mídia social. Esses questionários estabelecem a base para parcerias bem-sucedidas com agências ou fornecedores. No entanto, como acontece com todos os documentos formais, criar um RFP pode ser uma fonte de estresse.
Felizmente, não é necessário iniciar do início. Há alguns modelos disponíveis que podem auxiliá-lo durante o processo, incluindo o nosso. Tudo o que você precisa fazer é alinhar seu projeto e metas. Depois disso, basta realizar algumas modificações.
Leia mais para obter uma explicação sobre o que torna um ótimo RFP. Você estará analisando propostas rapidamente.
Qual seria a definição de um RFP de mídia social?
Uma solicitação de proposta de mídia social (RFP) é um formulário oficial utilizado para coletar propostas de serviços ou requisitos de software. Esses documentos auxiliam os profissionais de marketing a tomar a melhor decisão possível sobre com quem estabelecer parceria.
Optar por um fornecedor de software ou serviço pode ser uma decisão de grande importância. Após a assinatura de um contrato, há pouca margem para realizar alterações ou voltar atrás. As RFPs oferecem aos profissionais de marketing a oportunidade de adquirir com liberdade, permitindo que façam a escolha mais adequada para o seu negócio.
Qual é a distinção entre uma solicitação de proposta (RFP) para uma agência de mídia social e uma solicitação de proposta para um software de mídia social?
Há duas categorias de solicitações de propostas de redes sociais: solicitações de agências e solicitações de software.
- Os RFPs (pedidos de propostas) da agência de mídia social são utilizados para avaliar de que forma uma agência pode atender a uma necessidade específica. Esses questionários se concentram em obter informações detalhadas sobre um projeto e as qualificações necessárias para participar da licitação.
- As RFPs (solicitações de proposta) de software de mídia social são utilizadas para determinar se um fornecedor de software é capaz de atender às necessidades da sua organização. Esses questionários têm como objetivo avaliar os recursos do software, a governança de dados, os planos futuros do produto e as informações sobre o fornecedor.
Os dois documentos coletam informações comuns, como perfis da empresa, termos de acordos e informações de pagamento. No entanto, suas características e formato diferem. Os RFPs de software tendem a ser mais concisos e diretos devido à sua natureza técnica. Por outro lado, os RFPs de agências de mídia social podem variar dependendo do projeto ou necessidade de negócios.
As agências de marketing de mídia social geralmente fornecem uma variedade de serviços, que vão desde a gestão contínua das redes sociais até o desenvolvimento de estratégias pontuais. A estrutura do pedido de proposta (RFP) pode ser influenciada pelas necessidades específicas do seu negócio, o que, por sua vez, pode afetar a qualidade das propostas que você recebe.
Por qual motivo é recomendado utilizar um RFP para mídia social?
Os RFPs de mídias sociais podem demandar um certo tempo para serem elaborados, porém, o valor que eles proporcionam é significativo. Na verdade, eles são capazes de economizar tempo no longo prazo.
Um Request for Proposal (RFP) abrangente possibilita que você comece a seleção de fornecedores com uma base sólida. Ele aborda todas as questões fundamentais, permitindo que você se concentre nos aspectos mais importantes. Se você ainda tem dúvidas, aqui estão algumas outras razões para utilizar um RFP para mídia social.
Para identificar as exigências particulares do projeto.
Antes de poder delegar suas necessidades de marketing de mídia social, é necessário abordar as questões desafiadoras.
A visão e os objetivos do projeto são compartilhados por toda a equipe?
Você está de acordo com os critérios de seleção da agência?
Você reuniu todas as informações necessárias para iniciar uma agência?
Não presumas que todas as pessoas envolvidas no projeto estejam alinhadas. A criação de um pedido de proposta (RFP) oferece uma oportunidade essencial para discutir os detalhes do projeto como uma equipe. Lidar com isso antes de abordar uma agência pode economizar tempo e dinheiro.
Para solicitar propostas de preços de agências e fornecedores.
Achar a agência adequada demanda bastante esforço. As etapas de pesquisa, divulgação e apresentação podem estender o processo de contratação por várias semanas.
Uma solicitação de proposta (RFP) de mídia social convida os fornecedores a apresentarem propostas, o que reduz o tempo necessário para gerenciar esse processo. Depois de agendar uma reunião, você terá a oportunidade de analisar as soluções propostas.
Para adquirir diferentes visões no seu projeto.
Ao selecionar uma agência ou fornecedor, você está, na verdade, expandindo a sua equipe. Assim como você não contrataria um novo funcionário sem antes entrevistar alguns candidatos, é importante acompanhar outros candidatos ao escolher uma agência. O mesmo princípio deve ser aplicado ao processo de seleção de uma agência.
As solicitações de propostas (RFPs) são essenciais para manter processos transparentes e justos. Além disso, elas ajudam a garantir que você esteja tomando a melhor decisão para o seu projeto específico. Ao permitir que diversos fornecedores tenham a oportunidade de participar da licitação, você tem acesso a diferentes perspectivas sobre como abordar a tarefa em questão.
Simplesmente escolha aquele que melhor se alinha com a sua visão.
Quais são os elementos que compõem um modelo de RFP de mídia social?
Há uma variedade de modelos de solicitação de proposta de marketing disponíveis. No entanto, é importante reconhecer que cada necessidade de marketing é única. Em vez de tentar adaptar um modelo genérico para o seu projeto, é recomendado começar com um modelo específico para o seu setor.
Faça o download do Social Media RFP template.
Essas informações fornecerão a base para um RFP robusto. Aqui estão os elementos necessários para transformá-lo em algo grandioso.
Descrição de sua empresa.
Considere isso como a parte do seu RFP que se refere à seção “Sobre nós”. Não é necessário fornecer um relato completo da história da sua empresa. Apenas é necessário dar aos empreiteiros uma visão geral do que sua empresa faz e a quem está direcionada.
Obtenha o conhecimento necessário para realizar sua própria pesquisa autônoma. Inclua informações sobre os objetivos, princípios, público-alvo e setor em que atua.
Resumo das redes sociais
Neste local, é possível apresentar informações sobre sua estratégia e resultados nas redes sociais. Inclua links para todas as contas, tanto ativas quanto inativas. Além disso, é importante fornecer dados quantitativos e qualitativos sobre o desempenho anterior, como:
- Contagem de seguidores, média mensal de mensagens recebidas e análise pertinente são alguns dos aspectos quantitativos considerados.
- Análise qualitativa abrangente de campanhas anteriores, incluindo uma análise SWOT por canal.
Descrição e metas do empreendimento
Essa é a parte mais crucial do seu RFP. Os serviços de mídia social podem abranger várias entregas distintas, então é importante ser o mais claro possível neste momento. Você precisa de gerenciamento de perfil contínuo? Engajamento com a audiência? Análise de dados? Quanto mais detalhado for, mais simples será encontrar o fornecedor adequado.
Quando se trata de definir metas de mídia social, é importante ter objetivos amplos. Dê ao licitador a oportunidade de apresentar metas SMART, permitindo que eles tenham flexibilidade na forma como abordam o projeto.
Título: Plano: Marcos e Limites de Tempo
Os fornecedores com os quais você se relacionarão provavelmente criarão sua própria programação do projeto com base na solicitação, no entanto, eles precisarão de informações detalhadas para fazê-lo.
Adicione a data de início ideal do projeto e qualquer informação relacionada ao tempo. Por exemplo, se o projeto está relacionado a uma iniciativa de marketing que será lançada em uma data específica, os fornecedores precisarão desses detalhes para criar um cronograma preciso.
Se você está em busca de serviços contínuos de gerenciamento de mídia social, é importante analisar seus procedimentos atuais. Como será feito o processo de aprovação de conteúdo? Qual será a rapidez com que você poderá fornecer feedback?
Além disso, essa medida possibilita que os provedores que não conseguem cumprir seus prazos se retirem do processo, para evitar desperdiçar o tempo de outra pessoa.
Método de verificação de transações.
A prova de trabalho (ou qualificações de licitação) oferece aos fornecedores a chance de apresentarem argumentos a favor de seus negócios.
Peça exemplos concretos de experiências relevantes (testemunhos, estudos de caso, referências, etc.) nesta parte. Caso esteja em uma indústria específica, é recomendado solicitar exemplos de trabalhos anteriores relacionados ao seu negócio.
Frequentemente, as agências disponibilizam essas informações em seu site. No entanto, ao incluir em suas redes sociais, a RFP pode obter mais detalhes sobre a empresa com a qual está trabalhando e entender melhor como eles operam.
Acordo em termos.
Optar por um novo fornecedor é uma decisão de grande importância. Antes de assinar o contrato final, é necessário que sua equipe jurídica o aprove.
Não há situação mais desagradável do que estar preparado para começar um projeto e deparar-se com um obstáculo legal frustrante. Ao requerer com antecedência os termos do acordo, você pode começar a avaliar o pedido. Dessa maneira, é possível lidar com quaisquer problemas durante o processo de seleção.
Programação de datas para efetuar pagamentos.
O cronograma de pagamento variará de acordo com o escopo do projeto. Por exemplo, os serviços em andamento podem ser cobrados por hora, enquanto os serviços baseados em campanhas podem ser cobrados por marcos. Geralmente, os fornecedores também solicitarão um depósito de 50% para dar início ao projeto.
Locais de interação
Um único ponto de comunicação pode ser extremamente útil para evitar confusões. Nesta seção, é recomendado listar um ponto de contato para o processo de vendas e outro para quando o contrato for assinado. É importante também deixar espaço para que o licitante faça o mesmo. Dessa forma, quando for necessário marcar uma reunião, você terá clareza sobre com quem está se comunicando.
Passos seguintes.
Peça ao proponente para explicar qual é o plano de ação que eles têm em mente após a revisão da proposta. Cada agência terá o seu próprio procedimento.
Para monitorar o progresso do processo, desenvolva um scorecard de seleção de fornecedores que enumere todos os critérios da solicitação de proposta (RFP). Adicione colunas para cada fornecedor, para que você possa ter uma visão rápida de quem atende às suas diversas necessidades. Além disso, você pode utilizar essa planilha para acompanhar a posição da sua equipe no processo de seleção.
Está preparado para elaborar o seu próximo pedido de proposta (RFP) para estratégias de marketing em redes sociais?
As plataformas de mídia social adequadas podem desempenhar um papel fundamental na obtenção de resultados significativos no projeto. Crie o seu próprio uso deste modelo, seguindo as orientações mencionadas. Em breve, você estará explorando abordagens exclusivas para lidar com os desafios de marketing.
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