Fri. Apr 12th, 2024

As ferramentas de comunicação são cruciais para o sucesso das empresas contemporâneas.

Cada vez que um prazo é perdido, um gargalo é encontrado ou um pequeno mal-entendido ocorre, isso resulta em uma redução da produtividade da sua equipe.

No entanto, à medida que a empresa cresce, é comum que esses problemas se tornem mais difíceis de gerenciar.

É por essa razão que as equipes, tanto presenciais quanto remotas e híbridas, têm adotado amplamente ferramentas de comunicação de negócios específicas.

A dificuldade reside no fato de que há uma abundância de software disponível, mas migrar toda uma equipe para novas ferramentas não é uma tarefa simples, especialmente para as empresas.

Se você está perdido sobre como começar, nosso guia completo para comunicações corporativas está disponível para ajudar.

Quais são as formas de comunicação utilizadas pelas empresas?

A comunicação corporativa engloba a maneira como as pessoas envolvidas nos negócios se relacionam com seus colegas internos e clientes externos. Desde informações atualizadas e expectativas até mensagens e resultados, as empresas dão prioridade à comunicação para garantir uma organização eficiente, produtividade e responsabilidade.

Portanto, as ferramentas de comunicação corporativa consistem em programas e aplicativos que as pessoas envolvidas utilizam para controlar as interações mencionadas.

Essas ferramentas podem ser classificadas em dois grupos de acordo com o público para o qual são destinadas – aqueles internos e aqueles externos.

Comparação entre as ferramentas de comunicação utilizadas dentro e fora de uma empresa.

As comunicações internas dizem respeito às interações que ocorrem entre os envolvidos dentro de uma empresa, como funcionários, executivos de alto escalão e outros colaboradores internos, como freelancers ou contratados.

As empresas têm a opção de utilizar recursos para controlar essas relações e manter as partes envolvidas informadas.

  • Ferramentas utilizadas para a gestão de projetos.
  • Ferramentas para conversas em grupo
  • Recursos de conferência em vídeo
  • Rede interna da empresa ou plataformas colaborativas baseadas em wiki.

Porém, as ferramentas de comunicação externas são utilizadas para transmitir mensagens importantes aos clientes, assinantes ou parceiros. Estas ferramentas podem englobar:

  • Ferramentas de promoção (considere: mídias sociais, gestão de relacionamento com o cliente, e-mail).
  • Opções de comunicação com o cliente, como chat em tempo real ou programas de suporte técnico.
  • Relações públicas e recursos de comunicação em massa.

Não existe uma maneira única de utilizar ferramentas de comunicação. No entanto, é essencial ter uma combinação de ferramentas internas e externas para manter todos informados sobre o seu negócio.

Qual é a importância das ferramentas de comunicação empresarial?

Empresas, independentemente de seu tamanho ou formato, devem considerar investir em comunicações digitais dedicadas como uma questão de tempo, e não de possibilidade.

Empresa. Pequenas e médias empresas. Pessoa individual. É o que você diz.

Pense nos vantagens amplamente comprovados da comunicação simplificada a seguir:

  • Promova uma colaboração significativa entre os membros da sua equipe. Quando as tarefas e metas das equipes estão alinhadas, elas obtêm resultados de negócios mais eficientes. Existe uma explicação para a relação entre uma comunicação eficaz e um maior engajamento dos funcionários.
  • Aumente a eficiência das pessoas para que sejam mais produtivas. Estudos recentes realizados pela Teamwork revelam que as pessoas podem ser até 25% mais produtivas quando têm acesso instantâneo a entregas, requisitos e outras informações importantes do projeto. Com as ferramentas de comunicação adequadas para negócios, é possível reunir todos esses elementos em um único lugar.
  • Criar uma cultura empresarial mais conectada é essencial. Dados recentes mostram que apenas 7% dos funcionários acreditam que a comunicação no local de trabalho é precisa, aberta e oportuna. Essa estatística ressalta a importância de as empresas analisarem cuidadosamente suas estratégias de comunicação corporativa, não apenas para promover a produtividade, mas também para garantir o bem-estar de seus colaboradores.

Além disso, é importante considerar que a qualidade das comunicações internas afeta diretamente a forma como você se comunica com os clientes.

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Por exemplo, vamos considerar que mensagens de marketing e criativas para campanhas requerem uma série de etapas, envolvimento de diferentes pessoas e aprovações.

Quando um departamento tem uma compreensão mútua e consegue se comunicar de forma eficaz, é mais provável que suas mensagens para os envolvidos externos tenham um impacto significativo.

Experimente 11 ferramentas de comunicação corporativa.

Aqui está a nossa seleção das melhores ferramentas de comunicação, todas comprovadamente úteis para auxiliar empresas e melhorar a comunicação entre os trabalhadores.

É importante ressaltar que não é obrigatório que todas as empresas possuam todas as ferramentas mencionadas nesta lista. No entanto, as ferramentas internas e externas mencionadas podem ajudar a identificar áreas em que as comunicações do seu negócio possam precisar de melhorias.

Recursos de comunicação interna

É necessário desenvolver uma estratégia de comunicação interna, principalmente para equipes que trabalham de forma remota e dispersa. Vamos começar analisando as ferramentas disponíveis para auxiliar sua equipe internamente.

1. Posição de yoga.

Com o aumento das equipes remotas, as empresas grandes e pequenas precisam ter ferramentas de gerenciamento de projetos.

A Asana é uma ferramenta que permite que as empresas tenham um único lugar para planejar e monitorar o progresso de todos os projetos. Com recursos como tarefas, listas de tarefas, cronogramas de projetos e calendários de departamento, a Asana facilita o acompanhamento de tudo.

  • Diferentes maneiras de visualizar o projeto (como placas, listas e calendários de Kanban) que permitem acompanhar constantemente o progresso de uma tarefa.
  • A habilidade de designar responsabilidades e autorizações a colaboradores, como funcionários iniciantes, contratados e executivos de alto nível, a fim de manter processos de trabalho organizados.
  • Receba atualizações e notificações automáticas para acompanhar continuamente o progresso da tarefa.
Screenshot of Asana project management
Imagem: GernotBra/Flickr

O Slack é uma plataforma de comunicação e colaboração que permite que equipes se conectem, compartilhem informações e trabalhem juntas de forma eficiente.

Encontrar uma equipe que não esteja utilizando o Slack (ou uma plataforma de comunicação de equipe semelhante) para se manter conectada é algo complicado.

Slack is one of the top corporate communications tools.
Imagem: MaxWdhs/Pexels

Com o Slack, é possível organizar as comunicações da equipe em canais específicos para toda a empresa, departamentos ou funções específicas. Isso possibilita uma comunicação instantânea e oportuna, sem interromper os funcionários ou causar reuniões desnecessárias. A facilidade de uso e as inúmeras integrações são considerados os principais benefícios do Slack. Isso inclui muitas das ferramentas mencionadas nesta lista.

3. Colaboração em grupo

O Teamwork é uma solução de gerenciamento de projetos que combina características das duas ferramentas mencionadas acima. O que o diferencia é sua habilidade de acompanhar detalhes específicos do projeto, como atualizações, mensagens e contribuições individuais para cada tarefa. Além disso, ele permite rastrear o tempo gasto pela equipe em cada tarefa.

A colaboração em equipe facilita a identificação das tarefas realizadas, aquelas que ainda precisam ser feitas e as próximas a serem executadas em um determinado local. Os recursos de acompanhamento de projetos da plataforma economizam muito tempo e reduzem a necessidade de comunicação constante entre os membros da equipe.

Screenshot of the Teamwork workload planner.
Imagem: TomasHa73/GettyImages

A confluência é o encontro de diferentes elementos ou correntes em um único ponto.

Confluence é como uma “base central” para as equipes se referirem, abrangendo desde documentos e políticas internos até páginas de referência e wikis.

A plataforma atua como uma ferramenta de gestão de projetos por si só, além de oferecer às equipes um quadro branco digital para brainstorming e anotações quando necessário. Os recursos do Confluence são um exemplo de como é possível unificar as comunicações corporativas em vez de alternar entre diferentes aplicativos, caixas de entrada ou departamentos internos.

Screenshot of Confluence internal Wiki and project outline.
Imagem:
chsyys/KaboomPics

5. Defesa dos interesses dos funcionários pela Sprout

Neste momento, a defesa dos funcionários está em destaque. A Sprout desenvolveu a plataforma Employee Advocacy para capacitar os colaboradores internos a amplificar as mensagens de marketing externas.

Por exemplo, o Employee Advocacy simplifica a promoção dos principais anúncios da sua marca e das postagens mais recentes do blog. Em vez de criar atualizações ou legendas separadas, a plataforma oferece modelos, ideias e opções criativas para tornar suas mensagens de mídia social mais atrativas ao impulsioná-las.

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An example of the Sprout EA curation tool
Imagem: wal_172619/KaboomPics

6. Aplicativo de chamadas telefônicas

O Dialpad é uma plataforma perfeita para equipes distribuídas, pois oferece soluções de videoconferência, chat e telefone.

Dialpad é amplamente utilizado nas nossas comunicações empresariais, especialmente por conta do seu público corporativo. Ele oferece uma variedade de recursos para aprimorar as comunicações da equipe. Esses recursos incluem ferramentas de inteligência artificial, como análise de sentimentos durante as chamadas, notas automáticas para lidar com objeções de vendas e transcrições automáticas das chamadas.

Screenshot of the Dialpad team communication tool.
Imagem: stephmcblack/GettyImages

Recursos de comunicação externa.

Na segunda parte da nossa crise, vamos explorar recursos externos que podem ser incluídos na sua estratégia de marketing tecnológico.

7. A plataforma Sprout Social

Aqui não há nenhuma novidade! Sprout Social é uma ferramenta completa e poderosa que simplifica as comunicações internas e externas nas redes sociais.

De que maneira? Primeiramente, possibilitamos que as equipes centralizem todas as suas mensagens sociais e notificações em um único local. Isso não apenas reduz a necessidade de alternar entre diferentes plataformas, mas também capacita as equipes a responder a um maior número de mensagens de forma mais rápida, através de recursos colaborativos. A capacidade de unificar as caixas de entrada é uma economia de tempo significativa e também proporciona uma visão mais abrangente das comunicações com os clientes.

Sprout Social screenshot showcasing the all-in-one power of the tool.
Imagem: astrovariable/FreeImages

Além disso, o Sprout também funciona como uma plataforma central para todo o seu conteúdo social externo.

Novidades e divulgações. Gravações e fotografias. Narrativas, rolos e tudo o que está no meio.

Com o Sprout, é possível agendar e otimizar o conteúdo em várias redes sociais simultaneamente. Ter todos os ativos de mídia social e atualizações em uma única plataforma permite ampliar o alcance e transmitir a mensagem para o público adequado com maior agilidade.

Sprout screenshot showcasing previews of social posts before scheduling.
Imagem: astrovariable/KaboomPics

E continuamos além disso!

A seguir, apresentamos outras maneiras de utilizar o Sprout como uma ferramenta de comunicação empresarial:

  • Criar e implementar sua estratégia de gerenciamento de crises nas mídias sociais.
  • Escutar atentamente diálogos importantes entre pessoas e estar atento aos pedidos de ajuda, buscando oportunidades para intervir ou responder às perguntas dos clientes.
  • Promover a cooperação entre os times e estabelecer uma comunicação integrada em todo o setor de marketing, abrangendo áreas como mídias sociais, design e marketing de conteúdo.

8. EnviarAzul

Apesar das mudanças nas tendências de marketing, o e-mail continua sendo uma ferramenta essencial para a comunicação externa.

Newsletters, mensagens de boas-vindas, campanhas de vendas e assim por diante.

Plataformas como SendinBlue são altamente adaptáveis e facilitam a configuração de fluxos de trabalho automatizados para qualquer tipo de campanha que você possa imaginar. A possibilidade de analisar as métricas de engajamento e fazer ajustes nas suas campanhas ao longo do tempo permite que você aumente a visibilidade das suas mensagens de marketing ao máximo.

Screenshot of the SendInBlue email workflow
Imagem: TomasHa73/Burst

9. HubSpot é uma plataforma de marketing e vendas que ajuda as empresas a atrair, envolver e encantar os clientes. Com uma variedade de ferramentas e recursos, o HubSpot permite que as empresas criem e gerenciem campanhas de marketing eficazes, acompanhem o desempenho das vendas e automatizem processos para melhorar a eficiência. Além disso, o HubSpot oferece insights valiosos sobre os clientes e ajuda a construir relacionamentos duradouros com eles.

A suíte de recursos de comunicação empresarial da HubSpot conta com um CRM poderoso, uma plataforma de marketing por e-mail e um CMS integrados em um único sistema.

Ter a possibilidade de ter tudo isso em uma única plataforma proporciona aos profissionais de marketing a chance de obter uma visão mais abrangente de seus clientes e das necessidades deles.

Por exemplo, quais são os tipos de conteúdo que geram maior engajamento entre nossos leads? Qual é a objeção de vendas mais frequente que enfrentamos? Qual das nossas campanhas gera a maior quantidade de receita de forma direta?

Com a HubSpot, é possível obter uma visão completa dos seus canais de marketing e entender o que motiva os seus clientes a agir.

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HubSpot
Imagem:
chsyys/ShutterStock

A cremalheira de Muck é um dispositivo utilizado para movimentar objetos pesados de forma eficiente.

A importância das relações públicas e dos vínculos com blogueiros, jornalistas e meios de comunicação social é essencial para as empresas que desejam obter a exposição necessária.

Plataformas como Muck Rack tornam mais simples a tarefa de localizar contatos relevantes para divulgação e alcançá-los de forma mais ágil. Com acesso imediato a uma extensa rede de jornalistas, essa plataforma possibilita acompanhar o andamento das campanhas de lançamento e automatizar o processo de enviar acompanhamentos quando necessário.

Screenshot oof the Muck Rack pitch tracker.
Imagem: JonPauling/StockVault

11. Técnica de ocultar mensajes dentro de imágenes o textos.

O Shorthand é uma ferramenta que se autodenomina como “scrollytelling” e possibilita aos usuários criar experiências digitais, como sites e landing pages, para compartilhar com os seus clientes. Essa ferramenta oferece diferentes recursos de colaboração em equipe, tornando mais fácil para escritores, designers e outros profissionais de marketing se unirem para criar histórias convincentes.

A seguir, apresenta-se uma imagem que demonstra o funcionamento da plataforma:

Qual o critério para selecionar as ferramentas de comunicação corporativa?

Podemos enfrentar dificuldades ao decidir entre diferentes opções de ferramentas.

Isso é particularmente válido se você está procurando uma solução corporativa.

Para finalizar, vamos repassar algumas informações importantes que auxiliarão você a tomar uma decisão mais ágil.

É importante tomar precauções ao gerenciar suas finanças.

Sem inteligência, correto? A maioria das ferramentas de software como serviço exige negociação de preços para equipes maiores. No entanto, é recomendado escolher soluções que sejam viáveis para expandir e que não tenham preços baseados no uso.

Screenshot of Slack
Imagem: GernotBra/FreePik

A experiência a bordo deve ser muito agradável.

O ideal é que você consiga implementar e utilizar rapidamente ferramentas de comunicação corporativa em toda a sua equipe o mais cedo possível. Muitas dessas ferramentas se esforçam para educar e capacitar as equipes durante o processo de implementação. Alguns até oferecem suporte e orientação para tornar o processo menos intimidante.

Por exemplo, o Asana oferece uma ampla gama de recursos, guias e vídeos para auxiliar as equipes a iniciar.

Example of onboarding resources for corporate communication tools.
Imagem: wal_172619/ShutterStock

Não proporcione proteção.

A segurança é uma preocupação importante tanto para o software quanto para as ferramentas de comunicação de negócios. É essencial evitar qualquer violação ou perda de dados ao lidar com informações sensíveis da empresa.

Um exemplo é o uso do Zoom por muitas empresas durante a pandemia. Contudo, as preocupações contínuas com a privacidade destacam a importância de escolher cuidadosamente uma ferramenta antes de fazer uma compra, para evitar problemas futuros.

Integração com o seu software atual para realizar uma verificação dupla.

Conforme mencionado anteriormente, é benéfico buscar formas de integrar e unificar ferramentas de comunicação. Isso ocorre porque muitas das principais ferramentas de comunicação têm a capacidade de se conectar entre si, o que traz vantagens como o aumento da produtividade e a diminuição do excesso de notificações indesejadas.

Aqui está uma imagem mostrando duas das integrações mais utilizadas do Sprout para comunicação interna e externa.

This screenshot example shows integrations between corporate communication tools.
Imagem:
chsyys/ShutterStock

Verifique se suas ferramentas de comunicação possuem um registro de conversas anteriores.

Se estiver incerto, consulte os comentários! Apesar de não haver problemas com ferramentas de produção de testes novas, sugerimos utilizar uma plataforma mais confiável para comunicações.

Sites de avaliação, como o G2, podem ressaltar quais aplicativos possuem usuários fiéis e os consumidores mais satisfeitos. Opiniões de compradores também podem destacar características específicas ou preocupações que podem ser pertinentes para a sua equipe.

Screenshot of reviews for various corporate communication tools.
Imagem: stephmcblack/GettyImages

Quais recursos de comunicação empresarial são empregados por você?

Se o seu objetivo é melhorar a comunicação entre as suas equipes, comece avaliando a tecnologia que utiliza.

Qualquer junção das ferramentas mencionadas é um ótimo começo para estabelecer um negócio mais interconectado e alinhado. Ao fazer isso, não apenas facilita a vida dos funcionários, mas também permite que sua equipe transmita a mensagem adequada aos clientes.

Se você ainda não possui, assegure-se de verificar ou orientar para aprimorar suas capacidades de comunicação empresarial para alcançar esse objetivo.