5 Sugestões para organizar com sucesso uma conferência virtual ou evento online.

Devido à pandemia da COVID-19 restringindo viagens e reuniões presenciais, as conferências e eventos virtuais têm sido utilizados como substitutos. Em vez de atrasarem o planejamento, essas mudanças parecem ter resultado em um aumento no número de eventos, como webinars, lançamentos e conferências da indústria.

Devido à frequência cada vez maior de eventos virtuais, é essencial ter uma preparação adequada e uma estratégia definida para se destacar dos demais. Os eventos virtuais não são algo novo, pois empresas de venda direta ao consumidor frequentemente lançam produtos apenas de forma digital, e as redes sociais tornam isso ainda mais fácil e simples.

Se você está organizando pela primeira vez uma conferência virtual ou evento, esteja preparado com estas dicas para garantir uma experiência bem-sucedida.

Diferentes categorias de conferências e eventos realizados online.

É possível transformar uma grande quantidade de eventos presenciais em experiências digitais, desde que haja um planejamento adequado com antecedência. Conferências da indústria, que geralmente contam com apresentações e palestras, podem ser realizadas em um ambiente virtual, mas é importante considerar como a parte de networking típica de um evento presencial será adaptada para o formato virtual. Muitas pessoas frequentam esse tipo de evento em busca de conversas espontâneas e oportunidades de networking.

Além das reuniões da indústria, presenciamos diversas ocasiões virtuais, como festivais, concertos, lançamentos de produtos, encontros empresariais e até happy hours. Existe uma opção virtual para quase todos os tipos de eventos.

1. A importância do planejamento financeiro é enfatizada pelo destaque dado ao orçamento.

Apenas porque o evento é virtual agora, não significa que você pode ignorar seu orçamento. Embora você possa economizar em impressões, suporte técnico presencial, aluguel de espaço e sinalização, não deve descartar totalmente o marketing. Embora os eventos virtuais tenham custos mais baixos do que os presenciais, quanto mais atividades e frequência você tiver, mais precisará planejar seu orçamento, especialmente para tecnologia de suporte.

O software ou aplicativo que você escolherá para realizar o evento é conhecido como local de eventos. A decisão sobre qual plataforma de gerenciamento utilizar dependerá do número de participantes, palestrantes e do nível de interação desejado. Alguns eventos são realizados exclusivamente no Instagram Live, enquanto outros consistem em vídeos pré-gravados lançados em horários específicos.

O patrocínio desempenha um papel crucial no planejamento de eventos, portanto, se você planeja enviar brindes ou organizar happy hours virtuais, é necessário adaptar o plano de patrocínio para atender às necessidades de um evento virtual. Por exemplo, a loja física que estaria presente no evento pode se tornar uma loja online dropship, oferecendo promoções ou descontos exclusivos para os participantes.

Outros gastos que você deve levar em conta ao planejar eventos virtuais incluem: investir em uma estratégia intensa de promoção nas redes sociais, oferecer legendas em tempo real, monitorar e moderar os comentários e garantir a hospedagem dos vídeos e documentos após o término do evento. Para eventos menores, como webinars e transmissões ao vivo de um dia inteiro, é possível revisar quais desses itens são prioritários e quais podem ser cortados do orçamento.

2. Combine livestreams and pre-recorded videos.

Escolher o horário e participar de negociações que não quer perder são aspectos essenciais de uma conferência. A vantagem de um evento virtual é que normalmente é possível assistir às conversas que foram perdidas. No entanto, qual é o propósito de comparecer se você só poderá assistir mais tarde? Torne seus eventos mais atrativos para os participantes ao vivo, oferecendo transmissões ao vivo divertidas, salas de fuga virtuais, chats de discussão e outros recursos interativos.

Os vídeos pré-gravados oferecem a vantagem de evitar problemas de tecnologia e permitem a edição, se necessário. Ao final de cada sessão, é possível reunir os palestrantes em um vídeo ao vivo ou sala de chat para responder perguntas, criando uma sensação de evento pessoal.

A Academia de Ciências da Califórnia costumava realizar um evento chamado NightLife todas as semanas. Em resposta à pandemia, o museu adaptou esses eventos para Virtual NightLife e NightSchool, que são eventos de transmissão ao vivo que imitam os eventos presenciais. Essas transmissões ocorrem no Facebook Live, o que possibilita comentários dos espectadores e a gravação do vídeo para ser assistido posteriormente.

Transmitir ao vivo, seja pelo Facebook Live, Instagram ou outra plataforma de streaming, oferece uma interação muito maior para todos, especialmente se os participantes têm que pagar para participar.

Combinar os dois tipos de vídeos durante um evento traz diversão e torna a experiência memorável, evitando a monotonia que os vídeos estritamente pré-gravados podem causar.

3. Certifique-se de que seus alto-falantes estejam prontos.

Garanta que seus palestrantes estejam completamente preparados para um evento totalmente virtual. Eventos maiores devem realizar testes de velocidade da internet, familiaridade com a tecnologia e verificar os microfones. Transmitir ao vivo e usar qualquer plataforma de evento escolhida pode ser uma experiência nova para os palestrantes, portanto é melhor prepará-los para o que podem encontrar. Será necessário moderar seus próprios comentários? Eles precisarão compartilhar a tela para uma apresentação de slides?

Existem várias situações típicas que é importante se preparar, como:

• Encontre a melhor localização física para o seu alto-falante a fim de reduzir problemas e garantir um som claro. Experimente, treine e prepare seus equipamentos para assegurar que todos os alto-falantes estejam emitindo som em um nível semelhante, evitando surpresas de mudanças de volume para os ouvintes.
• Se você estiver compartilhando sua tela ou transmitindo ao vivo, aqui estão algumas sugestões sobre como desativar certas funções em seu computador, como colocar todas as notificações em modo de espera.
• Comentar ou não comentar? O ideal seria ter alguém responsável por moderar os comentários, permitindo assim que o palestrante se concentre na sua apresentação. De qualquer forma, é importante garantir que essa pessoa esteja familiarizada com as diretrizes do evento e saiba como lidar com comentários ofensivos.
• Problemas com tecnologia. O que ocorre se houver falhas no alto-falante, erros no software ou problemas com os slides? É importante ter planos alternativos para lidar com essas situações.

Por fim, os alto-falantes são uma outra maneira de promover o seu evento. É importante que eles anunciem a sua palestra para que o público atual se sinta motivado a participar. Para facilitar esse processo, é recomendado preparar materiais promocionais em tamanhos ideais para mídias sociais, juntamente com sugestões de legendas. Dessa forma, eles só precisarão agendar o conteúdo e copiar as legendas.

Estabelecer expectativas para os envolvidos.

Seja uma conferência de grande porte da indústria ou uma série de tópicos transmitidos ao vivo, é essencial transmitir claramente aos participantes o que eles devem esperar. É frustrante perder tempo participando de um evento apenas para descobrir que o tópico é muito abrangente ou não é direcionado ao público correto. É importante deixar claro qual é o propósito do evento e para quem ele é destinado. Destaque o que faz o evento se destacar entre os outros eventos virtuais disponíveis.

Se você estiver migrando um evento presencial para um formato virtual, é importante discutir como os principais recursos serão apresentados online. É necessário considerar como será a recepção dos participantes e a participação do palestrante principal. Assim como em qualquer evento, é importante publicar um cronograma para que os participantes saibam o que esperar. É necessário informar se o conteúdo será pré-gravado, se haverá possibilidade de comentários, se a apresentação será disponibilizada para acesso posterior e como será a interação durante o evento. É importante esclarecer se os vídeos dos participantes estarão ligados ou desligados e se serão disponibilizadas hashtags para facilitar chats ao vivo ou discussões complementares no Twitter.

As festas de visualização do #ComicConAtHome, alimentadas pelo @Scener, continuam com destaque para a festa de hoje, ‘Battle Beyond the Stars’, às 18h PT / 21h ET. Junte-se aos seus colegas Con-goers em festas de visualização ao longo do dia! Confira o calendário completo das festas de visualização aqui: https://t.co/XtL6Wt1keb. pic.twitter.com/ovOauK5ozc

Em 24 de julho de 2020, a Comic-Con International publicou um tweet.

A Comic-Con, um evento que tradicionalmente atraiu mais de 130.000 participantes, ocorreu de forma completamente virtual em 2020. Com o intuito de reproduzir a experiência presencial, o evento programou competições, diversas conversas, uma sala de exposições online, festas para assistir e diversas outras atividades.

Tornar-se fácil para os participantes criar um cronograma de eventos e ter os links corretos para acessar quando for a hora de participar é uma tarefa simples. Se estiver utilizando uma plataforma de eventos, forneça orientações sobre como utilizá-la e, se necessário, disponibilize downloads. Além disso, é importante considerar recursos de acessibilidade, como legendas ao vivo e traduções. Com um evento virtual, há a possibilidade de ampliar o público-alvo e aumentar o engajamento de forma significativa. Pessoas que não poderiam comparecer ao evento presencial agora têm a oportunidade de participar virtualmente.

Por fim, dedique um momento para fazer contatos, principalmente se estiver participando de uma conferência do setor que costuma ter essa componente. Eventos patrocinados, conversas rápidas e salas de discussão temáticas são formas de promover o networking. Em qualquer plataforma que você escolher para sediar o evento, incentive os participantes a preencherem seus perfis completamente, para que possam se conectar de forma mais fácil com profissionais do setor.

Elabore un plan para la promoción: Antes, durante y después.

A preparação para eventos digitais envolve um importante foco no marketing, especialmente nas mídias sociais. É essencial investir em anúncios de mídia social, mas também é importante não esquecer a criação de landing pages e o envio de newsletters relacionadas ao evento. Eventos como o Sprout Sessions Digital 2020 possuem um calendário promocional abrangente que começa antes mesmo do evento acontecer. Além disso, o trabalho de divulgação não termina no dia do evento, pois eventos virtuais oferecem muitas oportunidades para reutilizar o livestream e o conteúdo digital por semanas após o evento.

Felizmente para você, os eventos virtuais tornam mais fácil acompanhar o retorno sobre o investimento. Com a ajuda de relatórios de análise de mídias sociais, palavras-chave, tags e análise de publicidade digital, você está preparado para entender o desempenho da sua campanha.

A conferência virtual MozCon contou com a presença de influentes líderes da indústria de Relações Públicas. Durante sua apresentação sobre campanhas de RP digitais, Shannon McGuirk questionou a busca pela viralidade em detrimento da consistência.

Adquira agora o pacote de vídeo #MozCon e desfrute da palestra de Shannon: https://t.co/nRhoeHscBR pic.twitter.com/fMN8fwJYg7

— A conta oficial da Moz no Twitter publicou em 18 de agosto de 2020.

A MozCon, um evento que normalmente acontece de forma presencial, foi realizado de forma digital em 2020. A página de destino do evento explica de forma clara o que os participantes podem esperar da versão virtual. Além disso, para aqueles que não puderam participar, há a opção de adquirir um pacote de vídeos pagos como parte da promoção pós-evento.

A possibilidade de realizar eventos virtuais com sessões de vídeo traz consigo uma valiosa fonte de conteúdo. É possível reutilizar esse conteúdo em outros formatos, como transformá-lo em episódios de podcast, extrair gráficos e citar artigos antigos.

Após o término do evento, agradeça a todos os participantes e utilize questionários de acompanhamento para identificar áreas de melhoria para futuras edições. Esses feedbacks também podem ser utilizados como depoimentos para a divulgação do evento do próximo ano.

Em resumo.

Planejar e se preparar são fundamentais para garantir o sucesso de uma conferência virtual ou evento. Quando todos os envolvidos, como palestrantes, participantes e moderadores, estão cientes do que esperar e como participar, a experiência se torna mais tranquila. Os eventos virtuais têm vantagens como custos menores, alcance a um público maior e facilidade para rastrear análises, mas isso não significa que outros aspectos importantes devam ser negligenciados.

A cada ano, o número de eventos virtuais está aumentando, por isso é importante comunicar-se de forma eficaz para que seu evento se destaque entre os participantes. Oferecer recursos adicionais, como transmissões ao vivo e sessões de perguntas e respostas em tempo real, aumentará o envolvimento dos participantes.

Empolgado para organizar sua própria conferência virtual ou evento, porém está em busca de ideias? Utilize a análise das redes sociais para identificar quais temas podem ser explorados.